Por el título ya sabes de lo que voy a hablarte hoy; sí, sí de reuniones improductivas, que por desgracia, siguen siendo mayoritarias. Y mira que se ha hablado, escrito, y debatido sobre ellas, ¡y las horas de formación sobre gestión eficaz del tiempo que la mayoría de los managers lleva a sus espaldas!, pero, o no lo interiorizan o directamente no les importa, porque siguen estando ahí, presentes en nuestro día a día laboral, devorando y consumiendo recursos.

De estas reuniones te hablaré hoy, y aunque tienen sus matices y en esta entrada -por aquello de que en ocasiones se resuelve más en la máquina del café que alrededor de una mesa de reuniones- voy a utilizar precisamente este símil para describir alguna de ellas.

 El TOP5 por su frecuencia en las organizaciones.

1. Café solo corto

Suelen comenzar sin previo aviso, con un «¿tienes un momento?». En estas reuniones el convocante suelta un speech, más o menos preparado, te dice u os dice (puede haber café para varios) de manera telegráfica lo que quiere que hagáis y no espera réplica. Si tienes dudas, peor para ti.

2. Café solo largo

Normalmente convocadas con cierta antelación o incluso periódicas, eso sí, comenzar, lo que se dice comenzar, lo harán por sistema entre diez – veinte minutos tarde y finalizarán seguramente una hora después de lo previsto.

En ellas siempre hay un participante que parece disponer de todo el tiempo del mundo. Habla y habla sin parar, de lo divino y de lo humano, esté o no relacionado con el objetivo de la reunión. Nadie pone orden ni freno. Miradas continuas a relojes y móviles, movimientos en la silla, hasta bostezos y echar cabezadas he visto yo, pero nada, que el personaje sigue y sigue, hasta que se aburre.

Cuando finalizan, tienes agujetas en los oídos, un agujero en el estómago, estrés acumulado por la cantidad de trabajo que te queda por hacer y la sensación de pérdida absoluta de tiempo.

3. Café con leche «el de toda la vida»

La convocatoria suele ser oral «en cuarto de hora nos vemos en mi despacho para tratar unos temas». Reuniones sin planificación y por supuesto sin orden del día. Como desconoces el motivo real de la reunión y no tienes ni idea de esos temas que van a ser tratados no preparas nada y cuando el convocante te pregunta «cuéntanos el estado del proyecto y los resultados obtenidos hasta la fecha» miras al horizonte y con mayor o menor fortuna contestas que estás concluyendo el informe y que mañana lo envías al resto de los miembros convocados.

El final de estas reuniones es el comienzo de la siguiente (sentarse para ver el informe que no se ha presentado) empleando el doble e incluso el triple de tiempo, recursos y esfuerzos para abordar y resolver el tema en cuestión.

4. Café con leche corto de café

Están convocadas un día y a una hora concreta, pero treinta minutos antes (incluso en la misma puerta de la sala de reuniones), el convocante os dice «lo siento, vamos a tener que posponerla unos minutos, estoy pendiente de una llamada urgente».

El tiempo transcurre y la sala de reuniones reservada para una hora sigue vacía. En el último momento os reunís, planea telegráficamente por los temas incluidos en el orden del día y como el tic tac del reloj llega a su fin, termina antes de comenzar con un «os convoco otro día para ampliar la información»

5. Café descafeinado

Son reuniones anunciadas a bombo y platillo, en las que se va a contar «algo importante para el equipo».

Durante semanas todo el mundo alimenta los corrillos de la empresa haciendo conjeturas sobre su posible contenido, generándose unas tremendas expectativas ante tanto misterio y formalidad; el día acordado se asiste con un cierto nerviosismo.

Comienza. Hablan, hablan. Y tú escuchas, escuchas y esperas, esperas porque tras una hora sólo se han contado cuatro cosillas de nada y la traca final, la gran noticia no llega.

Finalizada abandonas la sala con un «seguro que me he perdido algo; esto es más de lo mismo ¿Dónde está la novedad?»

La lista podría continuar… ¿Quién no se queja del abuso de las reuniones virtuales? Hagamos una reflexión seria sobre el exceso de reuniones de todo tipo que absorben energía y tiempo.

R E C U E R D A

Reedición de la entrada publicada inicialmente el 17/11/2013 en la versión del blog en Blogger

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