Mascarillas, guantes, lavado de manos, distancia social en nuestro día a día personal y, uso de plataformas como Teams, Zoom, Skype como nuevas herramientas de comunicación en nuestro ámbito profesional. Demasiados cambios a los que sí o sí hemos de adaptarnos. 

Centrándonos en los segundos, los encuentros o reuniones virtuales profesionales han de estar tan cuidados como las reuniones presenciales.

La aparente relajación que podemos sentir al mostrar simplemente nuestro rostro ante la pantalla (incluso hay algunos que prefieren hablar sin ser vistos) puede llevarnos a  relajarnos y a dar una imagen poco profesional, alejada de la que realmente nos interesa.

Un desliz (obviamente, depende del tipo) puede generar una crisis de marca profesional. Y si no que se lo digan al periodista Alfonso Merlos y al vídeo viral en el que aparecía una joven en ropa interior mientras el periodista intervenía en directo en un programa.

Por todo ello, en la entrada de hoy repasaremos 6 recomendaciones dadas por  Joel Schwartzberg en su artículo “How to elevate your presence in a virtual meeting” para manejarte con profesionalidad en tus reuniones virtuales.

6 recomendaciones para manejarte con profesionalidad en tus reuniones virtuales

1.Mira a la cámara de tu ordenador, no a la cara del resto de asistentes

Cuando hablamos en una reunión presencial solemos dirigir nuestra mirada al resto de asistentes; es lo normal además de ser un signo de respeto; con ello enfatizamos nuestro mensaje utilizando nuestra comunicación no verbal  e involucramos, hacemos partícipe, incluimos a nuestros oyentes.

En una reunión virtual para conseguir el efecto de “mirar a los ojos” has de dirigir los tuyos hacia la cámara de tu ordenador. Si instintivamente miras al hablar o al escuchar al resto de miembros, aparecerás en el panel de asistentes como alguien “ido” con posición corporal extraña, que dirige el discurso hacia el horizonte o hacia alguien apostado en una esquina, fuera del grupo de asistentes.

Consejo del autor: “practica mirar en tu cámara durante las videoconferencias cuando hablas, incluso por breves momentos. Cuanto más lo uses, más cómodo te sentirás”.

2.Eleva el tono voz (sin gritar)

Con ello conseguirás dos objetivos: reforzar tu mensaje mostrando autoridad, confianza siendo más creíble (el tono de nuestro discurso forma parte una vez más de nuestra comunicación no verbal) y lo más importante serás audible.

En una reunión de este tipo al usar micrófono creemos que lo sensato es hablar bajo.

Consejo del autor: “mantén una voz fuerte y clara como si estuvieras en una sala de conferencias grande. El uso de una voz fuerte también te impedirá murmurar y hablar demasiado rápido debido a la cantidad de respiración requerida.”

3.Cuidado con el encuadre

Algo fundamental que determinará y mucho cómo te verán los demás.

El encuadre perfecto es aquel en el que se vea tu cabeza y la parte superior de los hombros. Si se ve el torso, estarás demasiado alejado y si tú solito te cortas la cabeza, obviamente estarás demasiado cerca.

Consejo del autor: “tómate un tiempo antes de la reunión para elegir tu ubicación y coloca tu cabeza completamente en el marco para asegurarse de que estás poniendo tu mejor cara”.

4.Consciente y presente

Cuando asistimos a una reunión presencial, somos conscientes de que hablemos o no, los demás nos observan (o pueden hacerlo) y mantenemos el decoro (aunque haya muchos que se pasan la reunión mirando el móvil y contestando mensajes de WhatsApp o mandando Tweets)

En una reunión virtual en la que nos pueden silenciar, esa consciencia se diluye, por lo que debemos tener más cuidado, evitar distracciones y multitasking (por supuesto nada de comer mientras mantienes la reunión). Hay que centrarse en lo que se dice y estar pendientes de interactuar adecuadamente cada cierto tiempo.

Consejo del autor: “no te consideres «en casa». Considérate «en el trabajo»

5.No te distraigas y si la reunión es importante, intenta que no haya interrupciones inoportunas

Difícil. Sobre todo, cuando tenemos niños en casa que entran y salen sin pedir permiso, o adolescentes que escuchan música como si estuvieran en una discoteca.

Si la reunión es importante intentar controlar de alguna manera que esas interrupciones no se produzcan. Recuerda el caso de la BBC donde el entrevistado compartió pantalla con su hijo y la niñera.

De la misma manera cuida y mucho el fondo que se verá durante la reunión (estas herramientas de comunicación ya disponen de fondos que puedes incorporar si el lugar desde el que te conectas no te parece adecuado). Una habitación desordenada, sucia, cargada, etc. ¿qué imagen crees que dará de ti?

6. Utiliza el chat y comparte pantalla

Están ahí para eso. Es la manera de reafirmar tu presencia y lo que quieres decir.

En una reunión presencial utilizaríamos informes, presentaciones… pues en la virtual debemos hacer lo mismo; si nuestro argumento se apoya en datos, presentaciones, resúmenes tenlos preparados para compartirlos. Si quieres plantear dudas mientras otros intervienen, utiliza el chat para que quede registrada (es como levantar la mano para opinar)

Como todo lo nuevo, requiere un aprendizaje. A medida que vayamos incorporándolas como herramientas habituales de trabajo (en su día sucedió con el email) nos sentiremos más cómodos y seguros. Mientras tanto ¡cuidadín! El mismo que tendrías en una reunión presencial ante tus socios.

R E C U E R D A

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Fuente de imagen: Freepik